Wil je een klantportaal laten bouwen waarin klanten zelf documenten inzien, status volgen en zaken regelen? Of een medewerkersportaal dat HR, kennis en interne processen op één plek brengt? Wij bouwen portalen als volwaardige software, gekoppeld aan je ERP, HR-pakket, Microsoft 365 en boekhouding.
Plan een kennismakingEen klantportaal is een beveiligde online omgeving waarin jouw klanten zelf documenten inzien, de status van orders of dossiers volgen en zaken regelen, zonder te mailen of te bellen.
Herken je dit? Je team beantwoordt elke dag dezelfde vragen: "Wat is de status?", "Kun je die factuur nog eens sturen?", "Waar vind ik dat document?". Een portaal beantwoordt die vragen automatisch, 24/7. Jouw mensen houden tijd over voor werk dat er echt toe doet.
Een portaal is bij ons geen losstaand systeem. Het haalt zijn gegevens live uit de software die je al gebruikt (je ERP, HR-pakket of boekhouding), zodat klanten en medewerkers altijd actuele informatie zien, direct op het scherm en zonder wachttijd, ook op een telefoon onderweg. Daarmee is het een logische uitbreiding op bedrijfssoftware op maat of een bestaande maatwerk webapplicatie.
Zodra je merkt dat klantcontact vooral uit herhaalwerk bestaat: statusvragen, documenten opsturen, gegevens overtypen. Vuistregel: kost dit jouw team meerdere uren per week, dan verdient een portaal zichzelf snel terug. Ook als je klanten professionaliteit verwachten (inloggen en zelf regelen in plaats van mailen), is een portaal de logische stap.
Een medewerkersportaal is hetzelfde idee, maar dan intern: één startpunt voor je team met nieuws, documenten, formulieren, verlof, werkinstructies en links naar de systemen die ze dagelijks gebruiken. Geen statische intranetsite die niemand bezoekt, maar een werkomgeving die taken en data uit HR, planning en Microsoft 365 samenbrengt.
Vier varianten die we vaak maken. De techniek eronder is hetzelfde: veilige toegang tot precies de juiste data.
Klanten loggen in, zien hun orders, offertes, facturen en dossiers, en regelen zaken zelf. Minder telefoontjes en mails, snellere antwoorden, professionelere uitstraling.
Eén interne startplek voor je team: nieuws, documenten, formulieren, verlof en werkinstructies. Gekoppeld aan je HR-pakket en Microsoft 365, met inloggen via je bestaande Microsoft-account.
Externe partners bestellen, melden storingen of leveren gegevens aan via een afgeschermde omgeving. Iedere partij ziet alleen wat voor haar bedoeld is.
Leden of cursisten beheren hun eigen gegevens, downloaden materiaal en volgen hun voortgang. Inclusief rollen, rechten en koppeling met je administratie.
Je bepaalt zelf de scope, maar dit zijn de bouwstenen die vrijwel elk portaal nodig heeft.
Tweefactorauthenticatie, sterke wachtwoordeisen en desgewenst single sign-on via Microsoft 365. Iedere gebruiker een eigen account, geen gedeelde wachtwoorden.
Facturen, contracten, certificaten en rapporten per klant of medewerker, altijd de actuele versie. Uploaden kan twee kanten op.
Orders, aanvragen, projecten of dossiers met realtime status. De vraag "hoe staat het ervoor?" beantwoordt het portaal voortaan zelf.
Live data uit je HR-pakket, ERP, planning of boekhouding, zoals Exact Online, AFAS of SnelStart. Geen dubbele invoer, geen verouderde kopieën.
Per rol bepaal je wie wat ziet en mag: klant, monteur, manager, partner. Inclusief logging, zodat je kunt terugzien wie wat deed.
Automatische mails of meldingen bij een statuswijziging, nieuw document of openstaande taak. Jij bepaalt wat een melding waard is.
Ook je voorraad en orders kunnen in het intranet leven: één plek waar je team alles ziet en direct bijwerkt.
Veel portalen worden gebouwd als WordPress-site met een login-plugin. Dat oogt snel klaar, maar loopt vast zodra je echte data wilt tonen: live ordersstatus uit je ERP, verlofsaldi uit je HR-pakket, documenten per klant met waterdichte rechten. Wij benaderen een portaal daarom als wat het is: bedrijfssoftware.
Een portaal op maat bouwen we met dezelfde aanpak als onze andere systemen. Hoe zo'n traject verloopt lees je in onze werkwijze. Ook na de livegang blijven we erbij: wij hosten, monitoren en onderhouden het portaal zelf. Dat is belangrijk, want een portaal bevat per definitie persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers.
Het verschil merk je vooral bij de koppelingen. Een plugin toont wat er in WordPress staat; een maatwerkportaal praat rechtstreeks met je bronsystemen via API-koppelingen. Zo blijft er één waarheid: je administratie.
Veelgemaakte koppelingen: Microsoft 365 (single sign-on, SharePoint-documenten, agenda), HR-pakketten zoals AFAS, ERP- en voorraadsystemen, en boekhoudpakketten zoals Exact Online, SnelStart en Twinfield. Heeft jouw pakket een API, dan kunnen we er vrijwel altijd mee koppelen.
Hoe zo'n gedeelde werkomgeving uitpakt, zie je bij SellYourTruck. Daar vervingen we Excel en losse tools door één systeem waarin dealerteams dagelijks werken: voorraad, werkplaats, facturatie, RDW/export en publicatie in één omgeving, inmiddels bij ruim 60 dealers.
Het principe is hetzelfde als bij elk portaal dat we bouwen: één plek waar de juiste mensen bij de juiste, actuele informatie kunnen. Werkt jouw team nog in gedeelde spreadsheets? Lees dan ook hoe we Excel vervangen door software.
We bouwen in sprints van 2 weken: je ziet elke week voortgang draaien en stuurt onderweg bij.
Ja, dat is precies waar een klantportaal voor bedoeld is. Klanten uploaden documenten rechtstreeks in hun eigen dossier en zien realtime de status van orders, aanvragen of projecten. Bij een statuswijziging of nieuw document kan het portaal automatisch een notificatie sturen, zodat niemand meer hoeft na te bellen of te mailen.
Ja. Microsoft 365 gebruiken we vaak voor single sign-on en documenten, en we koppelen regelmatig met pakketten als AFAS, Exact Online, SnelStart en Twinfield. Heeft jouw pakket een API, dan is een koppeling vrijwel altijd mogelijk. Zie ook onze pagina over API-koppelingen.
Een portaal verwerkt per definitie persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers, dus veiligheid is uitgangspunt en geen optie. We bouwen met tweefactorauthenticatie, rollen en rechten per gebruiker en logging van handelingen. Ook de hosting en het onderhoud verzorgen we zelf, zodat het portaal doorlopend in de gaten wordt gehouden.
In de praktijk weinig: beide zijn een afgeschermde interne omgeving voor je team. Een klassiek intranet is vooral zenden: nieuws en documenten. Een medewerkersportaal zoals wij het bouwen is interactief: verlof aanvragen, formulieren invullen, taken afhandelen en live data uit HR en planning inzien.
Vertel ons welke vragen jouw klanten of medewerkers nu nog per mail stellen. We laten zien hoe een portaal dat overneemt. Liever direct contact? Bel 06 517 507 93 of stuur een WhatsApp.