Een API koppeling met Exact Online haalt het overtypen tussen je software en je boekhouding weg. In dit artikel lees je wat je kunt koppelen, wat het kost, welke valkuilen je vooraf wilt kennen en hoe een traject er in de praktijk uitziet.
Plan een kennismakingEen API koppeling met Exact Online is een automatische verbinding tussen jouw software en je administratie, gebouwd op de officiële REST-API van Exact, zodat gegevens zoals facturen en relaties niet langer handmatig worden overgetypt.
Exact Online is een van de meest gebruikte online boekhoudpakketten in Nederland. Het pakket heeft een officiële API waarmee externe software veilig gegevens kan lezen en schrijven. Daarmee koppel je vrijwel elk systeem aan je boekhouding: een webshop, een maatwerksysteem, een planning of een portaal.
Het idee is simpel: gegevens ontstaan op één plek en stromen automatisch door naar de andere systemen. Een order in je webapplicatie wordt een conceptfactuur in Exact Online. Een nieuwe klant in je CRM verschijnt als relatie in de administratie. Niemand typt iets over, dus niemand maakt overtypfouten.
In de praktijk is zo'n koppeling zelden een doel op zich. Meestal is hij een deelproject binnen iets groters: een maatwerk webapplicatie, bedrijfssoftware op maat of het vervangen van Excel door één systeem. Dat bepaalt ook hoe je naar de kosten moet kijken. Daarover hieronder meer.
Via de API van Exact Online zijn veel gegevenssoorten bereikbaar. Dit zijn de vier stromen die in vrijwel elk koppelingsproject terugkomen, elk in één richting of synchroon in twee richtingen.
Verkoopfacturen vanuit jouw systeem automatisch als (concept)boeking in Exact Online, met btw-codes. De betaalstatus stroomt terug, zodat je in je eigen software ziet wat openstaat.
Klanten en leveranciers één keer invoeren. Nieuwe en gewijzigde relaties synchroniseren automatisch, met ontdubbeling zodat je administratie schoon blijft.
Artikelen, prijzen en voorraadstanden gelijk tussen webshop, magazijn en boekhouding. Eén bron van waarheid in plaats van drie lijsten die uit elkaar lopen.
Boekingen automatisch op de juiste grootboekrekening, kostenplaats en in het juiste dagboek, volgens een mapping die je samen met je accountant vastlegt.
Een losse koppeling met Exact Online valt vrijwel altijd in de categorie klein project: reken op € 5.000 – € 25.000 met een doorlooptijd van 8–12 weken. Een klein, scherp afgebakend project kan in 4–8 weken live staan. Is de koppeling onderdeel van een volwaardig platform, dan kijk je naar het budget van dat hele traject.
Drie factoren bepalen waar je in de range uitkomt. Het aantal gegevensstromen: alleen facturen versturen is kleiner dan facturen, relaties, voorraad en betaalstatus tegelijk. De richting: eenrichtingsverkeer is eenvoudiger dan synchronisatie in twee richtingen, waar je conflicten en dubbele records moet afvangen. De staat van jouw kant: een systeem met een nette eigen datastructuur koppelt sneller dan een omgeving waar eerst opgeruimd moet worden.
Let bij offertes ook op de terugkerende kant: hosting, monitoring en het bijhouden van API-wijzigingen. Een koppeling is geen eenmalig kunstje maar een stukje infrastructuur dat moet blijven draaien. Na een kennismaking krijg je van ons een vaste prijs, geen open einde. Bekijk de volledige prijsindicatie of het bredere artikel wat kost maatwerk software. Voor concrete koppel-scenario's, kostenvragen en hoe wij synchronisatie en API-wijzigingen bewaken, kijk je op Exact Online-koppeling laten maken.
De techniek van een koppeling is zelden het echte probleem. De projecten die misgaan, stranden bijna altijd op een van deze drie punten, en alle drie zijn ze vooraf te ondervangen.
Zoals vrijwel elke API kent ook die van Exact Online gebruikslimieten: je mag per tijdseenheid een beperkt aantal aanroepen doen. Een koppeling die naïef alles direct wil synchroniseren (elke wijziging meteen, elk record apart) loopt daar vroeg of laat tegenaan en valt dan stil of mist updates.
De oplossing is een koppeling die met limieten rekening houdt vanaf het ontwerp: wijzigingen verzamelen in een wachtrij, verwerken in batches, en netjes wachten en opnieuw proberen als de limiet bereikt is. Voor jou als gebruiker merkbaar als: het synchroniseert gewoon, ook op drukke dagen.
Toegang tot de Exact Online-API verloopt via OAuth: jouw software krijgt tokens die periodiek verlopen en ververst moeten worden. Gaat dat verversen één keer mis (bijvoorbeeld door een storing of een gewijzigd wachtwoord), dan staat de koppeling stil zonder dat iemand het doorheeft.
Een goede koppeling bewaakt daarom zijn eigen toegang: tokens veilig opslaan, tijdig verversen en alarm slaan zodra de autorisatie wegvalt. Spreek ook af wíé de koppeling autoriseert: een persoonlijk account van een medewerker die later vertrekt, is een klassieke stille storing.
Een synchronisatie kán mislukken: een time-out, een onderhoudsvenster bij Exact, een record dat net niet aan de validatie voldoet. Dat is normaal. Het probleem ontstaat als de koppeling die fout stilletjes wegslikt: dan ontdek je ontbrekende boekingen pas bij de btw-aangifte.
Wat je wilt: mislukte synchronisaties worden gelogd, automatisch opnieuw geprobeerd en, als het blijft mislukken, gemeld aan een mens. Plus de zekerheid dat een herhaalde poging niet per ongeluk een dubbele factuur boekt. Vraag elke bouwer hoe dit geregeld is; het antwoord zegt meer dan de prijs.
Niet technisch, wel de meest voorkomende ontwerpfout: beide systemen mogen dezelfde gegevens wijzigen, zonder afspraak welk systeem per gegeven de bron is. Het gevolg is conflicten, dubbele relaties en discussie met je accountant. Leg vóór de bouw per gegevensstroom vast wie leidend is. Dat kost één werksessie en voorkomt maanden gedoe.
Of je nu zelf bouwt of laat bouwen, een goed koppelingstraject volgt dezelfde vier stappen. Wij werken daarbij in sprints van 2 weken met wekelijkse demo's. Lees meer op onze werkwijze-pagina.
Een herkenbaar scenario. Stel: een handelsbedrijf werkt met Excel en losse lijstjes en stapt over op één bedrijfssysteem op maat, met CRM, voorraad en werkplaats in dezelfde omgeving.
De Exact Online-koppeling is in zo'n traject de schakel naar de boekhouding: wat in het bedrijfssysteem gebeurt, komt automatisch goed in de administratie terecht. Precies het patroon uit dit artikel: de koppeling als deelproject van een groter systeem.
Wil je weten wat wij concreet voor jouw situatie kunnen bouwen? Op de pagina Exact Online-koppeling laten maken staan de scenario's die we het vaakst bouwen. Gebruik je een ander pakket? We koppelen ook met AFAS, SnelStart en Twinfield, en bouwen bredere API-koppelingen tussen vrijwel elk systeem met een API.
Drie dingen: een actueel rekeningschema, een lijst van de btw-codes die je daadwerkelijk gebruikt en duidelijkheid over in welke dagboeken de koppeling mag boeken. Leg die mapping samen met je accountant vast vóór er een regel code staat. Handig is daarnaast een opgeschoonde relatielijst: dubbele relaties in Exact worden anders dubbele relaties in elk gekoppeld systeem. Gebruik je kostenplaatsen, neem die dan direct in de mapping mee.
Met een proefadministratie: in Exact Online zet je een aparte testadministratie op waarin de koppeling vrij mag boeken. Daar test je de volledige flow (facturen, relaties, ontdubbeling én foutscenario's) zonder enig risico voor je echte cijfers. Pas als de koppeling een periode foutloos tegen de proefadministratie draait, schakel je om naar de echte administratie, bij voorkeur aan het begin van een boekperiode, zodat de overgang schoon in je administratie zit.
Meestal verkoopfacturen, direct gevolgd door relaties. Facturen zijn het meest tijdrovende en foutgevoelige overtypwerk, dus daar zit de snelste winst; relaties volgen logisch, omdat elke factuur een klant nodig heeft. Voorraad en betaalstatus komen daarna: waardevol, maar complexer door tweerichtingsverkeer. Klein beginnen loont: een koppeling die één stroom betrouwbaar afhandelt, breid je daarna stap voor stap uit.
Standaardkoppelingen werken prima voor standaardscenario's, zoals een gangbare webshop op een gangbaar platform. Zodra je eigen software, afwijkende processen of een specifieke mapping hebt, loop je ertegenaan dat je niets kunt aanpassen. Een maatwerkkoppeling volgt jouw proces in plaats van andersom.
Twijfel je of jouw situatie zich leent voor een Exact Online-koppeling, of wil je een second opinion op een offerte? In één gesprek weet je wat realistisch is, hoe lang het duurt en wat het kost. Daarna ontvang je een vaste prijs. Liever direct contact? Bel of app naar 06 517 507 93.