Soms is een standaardpakket gewoon de beste keuze, en dat zeggen we dan ook. Maar dekt het pakket maar een deel van je proces, dan betaal je jarenlang voor software die nét niet past. Deze beslisboom helpt je in zes vragen kiezen.
Plan een kennismakingStandaardsoftware is een kant-en-klaar pakket voor duizenden bedrijven tegelijk; maatwerk software wordt specifiek voor jouw proces gebouwd en is van jou als opdrachtgever.
Bij een standaardpakket (vaak SaaS) betaal je een licentie per gebruiker per maand en pas je je werkwijze aan aan de software. Je bent snel live, maar de leverancier bepaalt de roadmap, de functies en de prijsverhogingen.
Bij bedrijfssoftware op maat draai je het om: de software volgt jouw proces. De investering vooraf is hoger en de doorlooptijd langer, maar je betaalt geen licenties per gebruiker en je bepaalt zelf wat erin komt.
Geen van beide is per definitie beter. De juiste keuze hangt af van hoe onderscheidend je proces is, hoeveel van dat proces een pakket dekt en hoe de kosten zich over vijf jaar ontwikkelen. Daar gaat dit artikel over, inclusief de situaties waarin wij je eerlijk een standaardpakket adviseren.
Loop de vragen in deze volgorde af. Zodra je bij een duidelijk antwoord uitkomt, hoef je niet verder.
Vaker dan softwarebouwers toegeven. Voor processen die bij elk bedrijf hetzelfde werken, is een standaardpakket vrijwel altijd de betere keuze: boekhouding, e-mail en agenda, salarisadministratie, urenregistratie voor een klein team. Duizenden bedrijven gebruiken hetzelfde, de leverancier ontwikkelt door en jij betaalt een fractie van de bouwkosten.
Standaard wint ook als je snel moet starten, als je proces nog niet uitgekristalliseerd is, of als je organisatie klein is en de licentiekosten dus laag blijven. Een startende onderneming heeft meestal niets aan maatwerk: je weet simpelweg nog niet wat je proces over twee jaar is.
Daarom adviseren wij in een kennismaking soms gewoon een pakket. Wij verdienen niets aan dat advies, maar wel aan de relatie: het bedrijf dat nu prima met een standaardpakket uit de voeten kan, klopt later aan als het eruit groeit. Boekhouden doe je in Exact of SnelStart; wij koppelen daar liever mee dan dat we het nabouwen.
Dekt een standaardpakket ongeveer 70% van je proces, dan zit het probleem in de 30% die overblijft: dat is precies het deel waarmee jij je onderscheidt.
Die ontbrekende 30% verdwijnt niet. Hij verhuist naar Excel-sheets naast het pakket, naar mailtjes met 'even handmatig regelen' en naar dubbele invoer tussen systemen. Je betaalt dan drie keer: de licentie, de verloren uren aan handwerk en de fouten die bij overtypen ontstaan.
En het wringt het hardst op de verkeerde plek. De 70% die het pakket dekt, is meestal het generieke deel dat elk bedrijf heeft. De 30% die ontbreekt, is jouw manier van calculeren, plannen of leveren: de reden dat klanten voor jou kiezen. Juist dat deel dwing je in een werkwijze die er niet voor is bedacht.
Zo verging het ook truckdealers die hun handel in Excel en losse tools bijhielden: voorraad, werkplaats en facturatie leefden in losse lijsten naast elkaar. Voor hen bouwden we SellYourTruck: één systeem voor voorraad, werkplaats, facturatie, RDW/export en publicatie, waar inmiddels ruim 60 dealers mee werken. Lees ook het artikel van Excel naar bedrijfssoftware.
Exacte bedragen verschillen per situatie, maar het kostenpatroon is voorspelbaar: standaard begint goedkoop en loopt op, maatwerk begint duurder en vlakt af.
Een pakket kost weinig vooraf, maar de teller loopt elke maand: licenties per gebruiker, duurdere abonnementsvormen zodra je een functie extra nodig hebt en periodieke prijsverhogingen waar je niets over te zeggen hebt. Groeit je team, dan groeit de rekening automatisch mee.
Tel daar de verborgen kosten bij die zelden in de vergelijking staan: de uren handwerk in sheets rondom het pakket, dubbele invoer tussen systemen en herstelwerk na fouten. Bij 70% dekking zijn die verborgen kosten vaak groter dan de licentie zelf.
Maatwerk vraagt een investering vooraf: een MVP of klein project kost €5.000–€25.000 en staat in 8–12 weken, een volwaardig systeem €50.000–€150.000 in 12–20 weken. Na de kennismaking krijg je bij ons een vaste prijs, dus geen open einde. Daarna betaal je alleen hosting en onderhoud, zonder licentie per gebruiker: gebruiker 5 of gebruiker 50 maakt voor de softwarekosten niets uit.
Het omslagpunt verschilt per bedrijf, maar de richting is altijd dezelfde: hoe meer gebruikers, hoe meer jaren en hoe groter het gat dat je nu met handwerk dicht, hoe sneller maatwerk de goedkopere route wordt. Maak de som concreet met onze prijsindicatie en het artikel wat kost maatwerk software.
In de praktijk kiezen de meeste van onze klanten niet óf-óf. Het generieke blijft standaard (boekhouding in Exact Online, AFAS of SnelStart), het onderscheidende wordt maatwerk, en API-koppelingen verbinden beide. Zo betaal je alleen maatwerkprijzen voor het deel waar maatwerk waarde toevoegt.
Het eerlijke verhaal: maatwerk heeft ook nadelen. Je bent afhankelijk van de bouwer, en een slecht gedocumenteerd systeem van een verdwenen leverancier is net zo'n gevangenis als een duur pakket. Lees ter waarschuwing ons artikel over verouderde software vervangen: veel van die legacy was ooit maatwerk dat niemand meer durfde aan te raken.
Belangrijk om te zien: dit risico is niet uniek voor maatwerk. Bij een pakket zit je vast aan de leverancier en zijn prijsbeleid, bij maatwerk aan de bouwer. Stel daarom bij elke aanbieder (pakket of maatwerkbureau) vooraf de vraag wat er gebeurt als de samenwerking stopt, en weeg dat antwoord net zo zwaar mee als de prijs.
Start daarnaast klein. Niet in één keer het hele bedrijf digitaliseren, maar eerst het grootste pijnpunt in een MVP, in sprints van 2 weken met wekelijkse demo's. Zo zie je elke week wat er gebouwd is en stuur je bij voordat iets de verkeerde kant op groeit. Hoe dat traject eruitziet, lees je op onze werkwijze-pagina.
Nee. Vooraf wel: een MVP kost €5.000–€25.000, terwijl een pakket voor een maandbedrag start. Maar over vijf jaar gerekend kan maatwerk goedkoper uitpakken, omdat je geen licenties per gebruiker betaalt en het handwerk rondom een half-passend pakket verdwijnt. Het omslagpunt hangt af van je aantal gebruikers en hoeveel het pakket nu niet dekt.
Ja, dat is in de praktijk zelfs de meest gekozen route. Het generieke blijft standaard, bijvoorbeeld boekhouden in Exact Online, en het onderscheidende deel wordt maatwerk. Een API-koppeling zorgt dat beide systemen automatisch synchroniseren, zonder dubbele invoer.
Ja, en dat is vaak een verstandige route: start met een pakket zolang je proces nog vorm krijgt, en stap over zodra je eruit groeit. Let bij de pakketkeuze wel op of je je data kunt exporteren, want die neem je mee. Hoe zo'n bouwtraject er daarna uitziet, lees je op onze werkwijze-pagina.
Reken beide door over vijf jaar, niet over maand één. Pakket: licentie per gebruiker × gebruikers × 60 maanden, plus implementatie én de uren handwerk voor wat het pakket niet dekt. Maatwerk: eenmalige bouw plus hosting en onderhoud. Vergelijk ook wat je krijgt: 70% dekking is geen 100%. Onze prijsindicatie geeft de bouwkant concreet weer.
Plan een vrijblijvende kennismaking. We lopen de beslisboom samen door en je hoort eerlijk of een pakket volstaat of dat maatwerk loont, inclusief vaste prijs als we voor je bouwen. Liever direct iemand spreken? Bel of app 06 517 507 93 of mail info@nexum-it.nl.